Szanowni Państwo,
Mamy przyjemność przedstawić Państwu ofertę usług noclegowych oraz konferencyjnych.
Obiekty z którymi współpracujemy dysponują szerokim zapleczem technicznym ich wystrój i charakter sprawia, iż sa doskonałym miejscem zarówno na kameralne jak i większe spotkania.
Opierając się na szerokim doświadczeniu oraz współpracy m.in. z Polską Filharmonią Bałtycką jesteśmy organizatorami konferencji od kilku do tysiąca osób.
Jesteśmy zespołem indywidualistów,
wspólnie realizujących zadania, stawiane nam przez naszych Klientów. Nie mamy w zwyczaju się powtarzać i działać rutynowo. Każdy nasz Klient zasługuje na nasze całkowite zaangażowanie, kreatywność i profesjonalizm.
Umiemy słuchać.
Cele biznesowe wyznaczają Klienci, my tylko kreujemy metody ich osiągnięcia. Właściwy dobór środków, koncepcje ich wykorzystania, organizacja i przeprowadzenie zaproponowanych akcji marketingowo - promocyjnych traktujemy za każdym razem jak wyzwanie.
Nasza specjalność i duma
to niepowtarzalne, przygotowane indywidualnie dla każdego Klienta działania, uwzględniające specyfikę produktu, rynku i grupy docelowej.
Nie znamy słów "to niemożliwe".
Jesteśmy otwarci na Państwa sugestie.
Konferencje - wstęp
Konferencja jest jednym z instrumentów publice relations i stanowi jego istotna cześć. Jej celem jest przekazanie ważnych i aktualnych informacji. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Oto kolejne kroki w celu zorganizowania konferencji .
1. Wytyczenie celów konferencji
Konferencja nie powinna być zwołana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować. Konferencja musi dostarczać prawdziwe, obiektywne wiadomości.
Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacja konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji, z liczba uczestników, zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaka preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) itp.
2. Ustalenie liczby uczestników
Podczas planowania liczby gości, trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych uczestników(zwłaszcza w obszarze uczestników konkurujących ze sobą) może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem. Przy przygotowywaniu listy uczestników należy raczej zapraszać po jednym reprezentancie danej jednostki organizacyjnej.. W zależności od tematyki spotkania, mogą to być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.
3. Ustalenie terminu i określenie czasu trwania
Ustalenie terminu jest istotna kwestia, gdy od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć czy:
- zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,
- pora dnia jest odpowiednia. Istnieją różne szkoły. Niektórzy twierdza, że najkorzystniejsze terminy na organizacje konferencji to od wtorku do czwartku w godzinach 10-12 i 15-17 oraz piątki od godziny 10 do 13. Zdecydowanie niepopularny jest poniedziałek, zwłaszcza rano oraz piątek po południu. Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, wskazane jest zapewnić również posiłek.
Istotne jest, aby poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania.
4. Sale konferencyjne -Wybór miejsca na konferencje
Istnieją dwie możliwości. Konferencje mocna zorganizować w siedzibie firmy (oczywiście, jeśli są ku temu odpowiednie warunki). Jednak wówczas trzeba liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z firma (wygląd budynków i pomieszczeni, otoczenie firmy, pracowników pracujących w firmie itp.). Konferencje można też zorganizować w hotelu lub niezależnym ośrodku konferencyjnym.
Należy jednak pamiętać, że miejsce spotkania nie może być zbyt odległe, dojazd musi być dogodny dla uczestników.
5. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń na konferencje
Zaproszenia są wizytówka firmy, dlatego należy zadbać, aby były odpowiednio przygotowane. Zaproszenia można wysłać poczta tradycyjna, e-mailem, faxem bądź dostarczyć osobiście. Powinny znaleźć się na nich następujące informacje:
- imię i nazwisko osoby zapraszanej,
- nazwa firmy organizatora konferencji,
- termin konferencji (dokładna data i godzina),
- miejsce,
- dokładny adres,
- cel konferencji, powód jej zwołania,
- dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.
Do zaproszenia można dołączyć plan / mapkę dojazdu, a także informacje dotyczące przebiegu konferencji. Należy pamiętać również o umieszczeniu komunikatu R.S.V.P., czyli prośby o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia powinny dotrzeć do uczestników odpowiednio wcześniej (14-10 dni przed konferencja). Jednak ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do uczestników i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencja), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.
6. Konferencje - Zaplanowanie części merytorycznej
Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne - zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić, kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedz powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy (osoba referującą, ważni goście), należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje im miejsca. Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, w czym pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań.
Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy też slajdów. Jednak w przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny okazuje się harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.
Opracowanie materiałów- teczka powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji.. Materiały rozdane przed konferencją, maja pomóc uczestnikowi zorientować się w przebiegu, natomiast te, które rozdamy po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.
Dla sprawdzenia ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić konferencje na sucho. W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran etc.) są dobrze widoczne.
7.Zadania techniczno-organizacyjne
Zapakowanie materiałów konferencyjnych teczki konferencyjne, informacja prasowa, backgroundery, - przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym (tzw. koziołki),
Zadbanie o ewentualny transport uczestników,
Ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników (recepcja, dystrybucja materiałów),
Zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek etc.,
Sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,
Ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,
Poczęstunek, (jeśli zapewniamy) musi być dostosowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,
Odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),
Sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,
Zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).
8. Przebieg konferencji
Przywitanie gości,
Przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,
Staranne przestrzeganie porządku konferencji (ścisła kontrola czasu),
Zaproszenie uczestników do zadawania pytań,
Dystrybucja zestawów prasowych. Można to zrobić na dwa sposoby:
Przed konferencja, aby uczestnik mógł zorientować się w temacie
Po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi uczestników,
Podziękowanie za uwagę,
Zaproszenie na poczęstunek, (jeśli jest przewidziany).
Catering - CATERING